MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG

---

o Lớp dữ liệu: Nếu bật tính năng quản lý 2 sổ, mỗi khi nhập chứng từ, phải phân biệt chứng từ đó thuộc lớp dữ liệu nào:

§ 0 - Lớp quản trị: Chứng từ nhập lớp quản trị, khi in báo cáo, chứng từ này chỉ in lên Sổ quản trị, không in lên Sổ tài chính

§ 1 – Lớp dùng chung: Chứng từ nhập lớp này, khi in Sổ quản trị hay Sổ tài chính đều có.

§ 2 – Lớp tài chính: Chứng từ lập lớp tài chính, chỉ in lên Sổ tài chính, không in lên Sổ quản trị.

o Thừa hưởng dữ liệu: Một số nghiệp vụ, khi lập chứng từ, có thể thừa hưởng dữ liệu từ các nghiệp vụ khác. Chứng từ bị thừa hưởng sẽ bị khóa Sửa/Xóa, hoặc cho sửa nhưng hạn chế 1 số dữ liệu. à Muốn sửa xóa, phải xóa tất cả chứng từ đã thừa hưởng từ chứng từ này.

o Tình trạng chứng từ: Mọi chứng từ đều có nút tình trạng (góc trên, bên phải), nút tình trạng gồm những lệnh:

§ Xét duyệt: Duyệt chứng từ à Nếu chưa duyệt

§ Mở duyệt: Mở duyệt chứng từ à Nếu đã duyệt

§ Đóng: Đóng là xác nhận chứng từ đã hoàn thành (có thể đã thực hiện xong hoặc dở dang hoặc chưa)

§ Mở đóng: Mở đóng để thực hiện tiếp.

§ Khóa: Cấm sửa

§ Mở khóa: Mở ra để sửa, xóa (nếu có quyền)

§ Đính kèm tài liệu: Nhúng file tài liệu vào chứng từ, để khi cần có thể truy xuất lại.

§ Gửi thông báo: Gửi thông báo đến những NSD khác có liên quan đến chứng từ đang mở. Thông báo cho NSD khác biết tình trạng của chứng từ, đồng thời cũng là lưu lại quá trình liên lạc, “khi cần” có thể tra cứu được.

o Dữ liệu bắt buộc/Không bắt buộc nhập:

§ Nhãn có nền màu xanh đậm: Bắt buộc nhập

§ Nhãn có nền màu xanh nhạt: Không bắt buộc nhập

o Cảnh báo màu: Ở một số nghiệp vụ đặc biệt, phần danh sách, mặc định khi mở, phần mềm hiển thị những chứng từ năm trong diện cảnh báo, và được thể hiện bằng màu sắc

§ Màu xanh: Đang chờ duyệt

§ Màu hồng nhạt: Đã duyệt, chưa làm gì tiếp theo

§ Màu trắng: Đã có làm các bước tiếp theo rồi.

§ Màu vàng nhạt: Đã đến hạn hoàn thành

§ Màu cam đỏ: Đã quá hạn hoàn thành

§ Màu khói mờ: Đã thực hiện, chờ đóng

§ Màu xám nhạt: Đã đóng

o